Tudta-e?

1. Mi a számítógépes ügyvitel?
2. Mi a projekt?
3. Mi a költségvetés ill.az ajánlat, árajánlat?
4. Miért van szükség költségvetésre, ajánlatra, árajánlatra?
5. Hogyan írjunk költségvetést, ajánlatot, árajánlatot?
6. Kézzel vagy géppel?


1. Mi a számítógépes ügyvitel?

Egy vállalkozásban sokféle adminisztrációt (szükséges és az állam által előírt nyilvántartások) kell végezni,

ezeket kétféle képen lehet : kézzel  vagy számítógéppel.

A kézzel végzett adminisztráció is megfelelő, de egy nagy hátránya van mégpedig a keresés, ha egy adatra szükség van az alaposan próbára teszi az ember memóriáját és rengeteg idejét felemészti és még nem beszéltünk a szükséges adatok megtalálása után a csoportosításról, áttekinthetővé tételéről.

Gondoljunk csak bele - a legegyszerűbb számlázó program is mennyi féle adatot tud kezelni, csoportosítani, vevők, szállítók, kintlévőség a vevőknél, tartozásunk a szállítók felé, eladott termékek, vásárolt termékek, ÁFA nyilvántartás stb.- és milyen gyakran van szükségünk ezekre az adatokra, ha pontos képet akarunk kapni a vállalkozásunkról.

Az ügyviteli programok csoportjába a speciálisan a vállakózások részére készített programok tartoznak pl.: Készlet és Számlázó program, Bér és Munkaügyi program, Kettős főkönyvi könyvelő program, Építőipari Költségvetés és Számlakészítő program stb.

Kétféle koncepció terjedt el a gyakorlatban az integrált és a modulos rendszerű programok.

Nézzük mi a kettő közötti különbség: az integrált rendszerek egy egységben tartalmazzák a vállalkozások számára szükséges programokat.

Tehát egy csomagban minden programot megkapunk. Ennek megfelelő az árúk is.

Ezek általában nagy vállalkozások számára kifejlesztett rendszerek.

A modulos rendszer azt jelenti, hogy minden program létezik, ami szükséges egy vállalkozás adminisztrációs működtetéséhez, DE nem kell megvásárolni egyszerre, csak mindig azt, amire éppen szükségünk van, pl. első lépésként egy Készlet és számlázó programot, majd idővel szükséges egy Főkönyvi kettős könyvelő program, és néhány hónap múltán kellene egy Bér és Munkaügyi program is. Tehát lépésenként, ahogyan szükségünk van egyes modulokra úgy tudjuk megvásárolni és a vállalkozásunkba használni. Amikor egy új programot megvásárolunk, van egy olyan menü pont "Kapcsolat a meglévő programokkal" melyre  kattintva a két program kapcsolatát engedélyezzük és már létezik az  "Ügyvitel egy kattintással" cserélhetjük a szükséges adatokat

2. Mi a projekt?

"A projekt: egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek - beleértve az idő-, költség-, és erőforrás-korlátokat - megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja."

3. Mi a költségvetés?

"A költségvetés-kiírás (az árajánlat) az építési szerződés mellékletét képezi, annak az egyik legfontosabb része. Az építésben részt vevők között a tárgyalások alapját képezi, és az építőipari munkák elvégzésének, valamint a leszámlázásának előfeltétele."

4. Miért van szükség költségvetésre?

A költségekhez kapcsolódó folyamatoknak az a célja, hogy a pénzügyi költségvetésen belül kivitelezzék a projektet, és mind az előrejelzés, mind pedig a menedzselési költségeket számításba vegyék. Megkövetelik a tevékenységek költségeinek becslését, amit az alábbi tételekből számítanak ki: munkaórák, munkadíjak, anyagok, szolgáltatások, szerelési díjak, bérleti díjak, és rezsiköltségek. a költségvetés ezeken a becslésen alapul és bázist teremt a költségek projekten belüli kontrolljához. Sok projekt számára a költségkontroll a projektkontroll alapvető módszere, a vevő számára pedig szinte ez az egyetlen ellenőrzési mód.

Ebből is látszik milyen fontos a lehető legpontosabb költségvetés elkészítése, mert ha nem a lehető legpontosabb akkor  nagyot lehet bukni vele anyagilag. A pontos nyilvántartás fontosságát nem lehet elégszer hangsúlyozni: tételezzük fel, hogy egy költségvetési kiírás tartalmaz 45-50 tételt és minden tételnél "csak" ezer forinttal térünk el a tervezett és elfogadott költségvetéstől, akkor nem nehéz kiszámítani, hogy 45.000-50.000 Ft-al lettünk szegényebbek, mert a megrendelő jogosan csak a tételes és elfogadott költségvetést hajlandó kifizetni.

5. Hogyan írjunk költségvetést?

"Küldjön egy árajánlatot"

Ez a három szó reményt és félelmet kelt minden vállalkozó szívében. Az egyik oldalon új bevétel lehetősége csillant fel. A másik oldalon viszont ott van a költségvetéssel töltött hosszú keserves idő plusz költségek, aminek lehet, hogy csak egy elutasító formalevél lesz az eredménye.

És ennek a elutasításnak gyakran az az oka, hogy az költségvetés nem elég hatékony.

Milyen kár! Pedig az árajánlat az egyik legjobb márkaépítő és értékesítési eszközöd lehetne. Ennek ellenére sokszor nem más, mint egy előre megírt sémalevél, amit pár perccel a futár érkezése előtt csapsz össze.

Az árajánlat gyakran egy kapcsolat kezdetét jelenti, így a kapcsolat sikere attól függ, hogy mit és hogyan írsz le árajánlatodban. A sikeres árajánlatnak kommunikálnia kell, hogy ismered új ügyfélpalántád piaci körülményeit. Emellett egy procedúrát kell követnie, amely alapján ügyfeled pontosan megérti, hogy mit kínálsz és hogy az hogyan kérhető majd számon rajtad. Mindezt jóval azelőtt kell végig gondolnod, hogy a futár megérkezne.

A hibák magvait gyakran jóval az árajánlat megírása előtt elvetik. Sok árajánlatot egy magabiztos negyedikes általános iskolás hozzáállásával írják meg, aki a padból kiesve, égbe tartott kezekkel kiabálja, hogy "én, én, engem tessék választani!"

Az árajánlat mindazon csillogó tényre koncentrál és alapoz, ami miatt az ügyfélnek Téged kellene választana - pedig ez nem az, amit az ügyfél olvasni akar. Míg a cégek a kiadott ajánlatokról azt hiszik, hogy az a nyertes kiválasztásának eszköze, az ügyfelek inkább a kiszórás eszközének tekintik. Mikor egy ügyfél az ajánlatok hegyein rágja át magát, amik mind ugyanúgy "minőséget", "szaktudást", "megelégedettséget" ígérnek, az ügyfél először elkezdi azokat az elemeket, okokat keresni, amivel kiszórhatja a többséget.

Nem követte az ajánlatkérés pontjait? Kukába! Túl hosszú? Az élet rövid. Csupa általánosság? Következő!

Ahhoz, hogy ajánlatod túlélje az első szelekciót, ügyfeled bőrébe kell bújnod abban a pillanatban, ahogy elkezded megírni az ajánlatot. Alapjában véve a sikeres árajánlatok két csoportba tartoznak. Vagy egy lehetőséget nyitnak meg, vagy egy problémát oldanak meg könnyebben és olcsóbban, mint ahogy azt az ügyfél maga el tudná intézni.

Az egész ajánlatot úgy kell megtervezni, megírni és prezentálni, mintha azt az adott ügyfél egy alkalmazottja próbálná meg eladni a cég vezetőségének. Ez azonnal meg is oldja az ajánlatok egyik leggyakoribb amatőr hibáját: azt, amikor az ajánlat a cég ismertetésével, erősségeinek bemutatásával, működésük történetével kezdődik. (Egy egyszerű teszt: számold össze, hogy hányszor szerepel ajánlatodban a "mi" és az "ön" szó. Ha a "mi" többször, mint az "ön", akkor jó eséllyel végzi ajánlatod az ügyfél "hengeres iktatójában".)

Egy árajánlati procedúra gyakran indul hivatalos ajánlatkéréssel. Olvasd ezt el alaposan, nem csak átfutva, hanem akár kétszer, háromszor is. Majd kövesd az utasításait akár egészen a betűtípusra, margókra és kötésre vonatkozó instrukciókig.

Szentelj különös figyelmet a követelmények sorrendjének. Az ügyfelek ezt azért használják, hogy a költségvetések beérkezésekor gyorsan összeállíthassanak egy táblázatot, amivel összehasonlíthatóvá válnak az egyes költségvetések.

Jó ötlet például már eleve egy ilyen táblázatba írni a céged ajánlatát, valamint helyet hagyni a dokumentumban az ügyfél megjegyzéseinek.( Az Építőipari költségvetés készítő programban ez a fő oldal, ahol összesítve van minden)

Ha nincs ajánlatkérés, hívd fel őket és kérj további információt, valamint az igények pontosítását. Figyelj oda azokra az ügyfelekre, akik nem adják meg ezeket: könnyen lehet, hogy ez egy problémás kapcsolat kezdetének a figyelmeztető jele, még akkor is, ha Te leszel a nyertes. Tölts el annyi időt a kutatással, mint amennyit maga az árajánlat megírása is igényel. De előtte döntsd el, hogy érdemes-e, vagy nem. Egy ajánlat elkészítésének és leadásának a költsége esetenként a 100 ezer forintos nagyságrendet is elérheti, és ez néha nem éri meg 

A tervezéshez, a döntéshez számold ki a költségeket (az árajánlat költsége ne haladja meg a szerződés értékének 3%-át), és határozd meg az árajánlat megírásához szükséges adatokat, és állíts össze egy időzítési tervet.

Ha már előre elkészített árajánlati sémád van, azt akkor érdemes használnod, ha rengeteg ajánlatot küldesz ki, ahol a döntő szempont elsősorban mindig az ár.

Annak ellenére, hogy az árajánlatod megírásába rengeteg időt és energiát ölsz, gyakran csak három elemét olvassa el az ügyfél: a bemutatkozó levelet, az összefoglalást és az árakat.

  1. Használd a bemutatkozó levelet arra, hogy a leendő kapcsolatról írsz röviden, és konkrétan kérd meg az ügyfelet, hogy cégedet válassza.

  2. Az összefoglalás megírása külön művészet. Ez nem bemutatkozás és nem következtetés, hanem az ajánlat rövidített változata, ami magában foglalja az árat is.

  3. Légy egyértelmű az árral, de világosan fogalmazd meg azt is, hogy ezért mit kap az ügyfél. Néha hasznos a projektet fázisokra bontani, ahol a fizetés a lezárt fázisok függvénye.

Egyéb tippek:

  • Írj egyszerűen! Állítólag az egyik ok, hogy Ulysses Grant tábornok nyerte meg az amerikai függetlenségi háborút az volt, hogy addig írta át újra meg újra az alárendelt parancsnokainak szóló haditervet, amíg azokat már képtelenség lett volna félreérteni. Írj egy 16 éves gimis szintjén és tisztaságával. Töröld ki az ilyen kifejezéseket, mint "egyedülállóan képes", ami nem jelent semmit az ügyfél számára. Írj bele címsorokat és alcímeket, ezeket azok is elolvassák, akik csak átfutják az ajánlatot. Használj képeket és grafikonokat, hogy a kulcsfontosságú részeket jobban szemléltesd. A másodrangú információkat (mint pl. céged története) tedd hátra a függelékbe.

  • Perszonalizálj! (azaz szabd személyre az ajánlatot!) Az előre elkészített ajánlati forma mindig nagyon kilóg. Mindent alakíts az ügyfélnek és a kérdéses feladatnak megfelelően.

  • Mindig rendelj el hullaboncolást: elemezzétek ki kollégáiddal, hogy mi volt az oka, akár vesztettél, akár nyertél. A megnyert ajánlatok elemzése segít egyértelművé tenni az ügyfél elvárásait és hatékonyabbá tenni a jövőbeli ajánlatokat. A vesztes ajánlatok analízise rávilágít a hibákra. Az elemzéshez konkrét kérdéseket használj, pl. "milyen feltételeket kellett volna megváltoztatni, hogy nyerjünk" ahelyett, hogy "jaj, miért veszítettünk már megint?"

Hosszú távon jelentősen sikeresebb leszel, ha egy procedúrát alakítasz ki ajánlataid elkészítésére. Bár mindig vitás kérdés, hogy az ajánlatokat ki készítse el, vagy sem, a következő aranyszabályokat érdemes figyelembe venni: a befektetett idő és pénz 60%-át az ajánlat megírására és beadására, 20%-át egy ajánlati könyvtár fejlesztésére, 10%-ot a beadott ajánlatok követésére, és 10%-ot a döntések utáni elemzésre érdemes szánni.

6. Kézzel vagy géppel?

Kézzel

Ha a  kézi elkészítésre van csak módod akkor a következőképpen tudod elkészíteni a költségvetést. Egy A4-es lapon elkészíted a táblázatot, amely tartalmazza a következő oszlopokat:

  1. Sorszám (ebből tudod, hogy mennyi részfeladatot kell elvégezni)

  2. Tételszám ( a használandó normagyűjteményben találod, pontosan beazonosítja az elvégzendő munkát)

  3. Tétel szöveg (szakszerű megfogalmazása az elvégzendő munkának ill. szolgáltatásnak, itt kell egy új sorban a felhasznált anyagokat megnevezni)

  4. Mennyiségek ( a felhasznált anyagok mennyisége, mennyiségi egységekben megadva)

  5. Egységárak (a felhasznált anyagok egy egységre vonatkozó ára 1 Ft/db, 1 Ft/kg, 1 Ft/m)

  6. Anyagköltség ( a mennyiségekben megadott darabszám X az egységárral)

  7. Díjköltség (a tételekhez tartozó normaidő, amely egy átlagos szakember, átlagos körülmények között,  átlagos szerszámokkal végzett munkájának egységnyi időszükségletét veszi alapul X a mennyiséggel X a rezsi óradíjjal)

Sorszám

Tétel

szám

Tételszöveg

Mennyiség

Egység

árak

Anyagköltség

Díjköltség

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Összesen

 

 

 

 

 

Így néz ki a táblázat első sora, ezek az oszlopokat először vízszintesen majd függőlegesen haladva kell kitölteni

Miután végeztünk a táblázattal, elkezdhetjük a költségvetés készítését.

Vízszintesen kezdjük kitölteni az elvégzendő munkák logikai sorrendjének megfelelően. Kellő gondossággal és nagy odafigyeléssel végezzük ezt a munkát mert, ha most kihagyunk valamit később csak fáradságos munkával tudjuk pótolni, mert újból el kell készíteni a táblázatot fel kell tölteni nem kevés manuális munkával, a vízszintes sorokat, a függőleges oszlopokat újból kell számolni. Ellenőrizni, ellenőrizni, ellenőrizni, hogy minden szorzás, összeadás pontos a helyesírás megfelelő. Ha lap betelt elkészítünk egy újabb táblázatot a fenti oszlopnevekkel és folytatjuk. Ha befejeztük akkor már csak a főösszesítőt kell elkészíteni amely a következőképpen néz ki. összesített Anyag és Díj oszlop valamint a járulékos költségek (tartalékkeret, szállítási költségek, bérleti díjak, egyéb költségek, ÁFA, és ezeknek a költségeknek a hozzáadása a megfelelő oszlophoz( anyag vagy díj) és ebből látszik, hogy melyik költségre vonatkoznak. Újból ellenőrizzük az összeadásokat mert nem vet jó fényt ránk ha hibás valahol a számítás.

Készítsük el az előlapot amely tartalmazza az elvégzendő munkát, a helyet, a címet. Majd következik a bemutatkozó ill. a  köszönő levél megírása, a helyesírás az olvashatóság, a fogalmazás stílusa itt is számottevő jelentőséggel bír. Foglaljuk össze miért előny a megrendelőnek ha minket választ, köszönjük meg, hogy volt lehetőségünk árajánlat adásra.  Az egészet tegyük egy irattartóba címkézzük fel a megrendelő nevével, címével, a munka megnevezésével.

Bárkivel előfordulhat, hogy nagyon szorít a költségvetés leadásának határideje és az utolsó ellenőrzéskor villan be, hogy valamit kihagytunk. Két lehetőségünk van ilyen esetben, vagy nem foglalkozunk vele és eltároljuk, hogy kimaradt egy tétel, vagy elfelejtjük, hogy milyen hosszú és keserves idő alatt, valamint mennyi munkával készítettük el az eddig elkészült költségvetést és újból megpróbáljuk csak azt az egy tételt egy lapon pótolni az összesítőt újból elkészíteni újból átszámolni, és minél nagyobb a nyomás, minél rövidebb a rendelkezésre álló idő annál nagyobb a valószínűsége, hogy valahol hibázunk és csak a vak szerencsén múlik, hogy összegét tekintve milyen nagyot. De ezek után már nem olyan mint amilyennek elképzeltük ill. lennie kellene a kinézetének, eljön az árajánlat leadásának ideje, akkor jön a kínos magyarázat, hogy mentsük a menthetőt ill. a nem éppen kifogástalan külsőre, próbálunk elfogadható kifogásokat keresni, sietnünk kellett, stb.

Pedig a leadott költségvetés egy bemutatkozás, egy névjegy, nagyon sok mindent megmutat rólunk, kinézete sokat elárul, arról aki készítette ill. leadta.

Aki ezeket a kínos érzéseket átéli, erősen megfogadja legközelebb nagyon gondosan, pontosan, és gyönyörűen fogja elkészíteni a következő költségvetést. Csak az a kérdés lesz-e következő alkalom, mert az első benyomás, az első 30 másodperc, az nem olyan mint egy film felvétel, hogy meglehet ismételni. Nagyon hosszú időnek kell eltelni ahhoz, ha az első benyomások miatt, rosszul  pozicionáltuk magunkat változtatni tudjunk rajta.

Ezért nagyon fontos, hogy esztétikailag, alakilag, áttekinthetőség tekintetében és számszakilag pontos legyen a kiadott költségvetés mert sokat elárul rólunk cégünkről és ma már nagy jelentősége van ezeknek a dolgoknak az értékelésben. Mielőtt a Megrendelő látná, hogy milyen szakszerűen, milyen nagy szakmai hozzáértéssel, milyen pontosan végezzük illetve végeznénk a munkát, ha minket választana, az esetek 80%-ban a leadott árajánlat alapján nagy valószínűséggel nem minket választ.